PAMULANG-Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Banten roadshow ke kecamatan tentang “Gerakan Masyarakat Tertib Arsip”. Tujuannya mendorong etos kerja pegawai tingkat kelurahan dan kecamatan dalam mengelola arsip.
Diutarakan oleh Fungsional Arsiparis Madya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Banten, Ida, bahwa pengelolaan arsip harus disusun sesuai dengan perjalanan. Contoh surat undangan, terdiri dari lampiran dan lainnya.
“Jadi harus satu dibundel jangan tercecer. Tujuan mengelola arsip untuk memudahkan penemuan kembali. Jika arsip susah ditemukan patut dipertanyakan cara pengelola arsip sudah betul apa belum,” jelasnya.
Dia menerangkan, tidak semua arsip dapat diakses semua orang. Ada pedoman tentang arsip. Setiap arsip harus ada keterangan tertutup atau terbuka. Oleh karena itu mengelola arsip itu tidak gampang. Penuh dengan pedoman. Karena ini perihal informasi penting.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Tangsel, Wahyudi Leksono mengungkapkan, bahwa kegiatan “Gerakan Masyarakat Tertib Arsip” yang dilakukan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Banten ini sangat bagus. Hal yang sama juga dilakukan oleh institusi yang dia pimpin dengan keliling ke kecamatan tentang bagaimana mengelola arsip yang baik dan benar.
“Tujuan membuka cakrawala masyarakat bahwa arti penting arsip. Dari lahir sudah ada arsip yang diciptakan, kemudian besar KTP, menikah ada buku nikah. Itu adalah produk dinas. Produk negara dan tugas negara yang harus kita kelola. Makanya kita kumpulkan untuk semangat mengelola arsip termasuk surat menyurat dan sebagainya,” tegas mantan Camat Setu ini.
Adapun peserta yang hadir dari kelurahan dan kecamatan yang memang berhubungan dengan masyarakat. Diharapkan mereka memiliki etos kerja yang baik bahwa arsip yang mereka ciptakan harus disimpan. Karena itu amanat dari masyarakat untuk dikelola.
“Kondisi pengelolaan arsip di wilayah dan hampir sama di OPD-OPD. Hanya saja kecamatan sudah jauh sebelum lahir Tangsel. Dan tanggung jawab selama arsip belum dimusnahkan harus dikelola dengan baik. Jadi bedanya kecamatan lebih panjang. Terutama arsip arsip vital seperti pembentukan kecamatan dan pembentukan kelurahan,” tegasnya.
Arsip yang harus dimusnahkan adalah tidak terpakai atau tidak aktif lagi dan dinilai oleh tim bahwa arsip ini bisa dimusnahkan. Bisa di bawah 10 tahun atau di atas 10 tahun. Tergantung hasil penilaian tim. Ada dua jenis. Pertama arsip dinamis di bawah 10 tahun. Dalam arsip dinamis ada yang dinamakan arsip aktif. Usianya di bawah 3 tahun dan arsip inaktif di atas 3 tahun.
“Ada juga namanya arsip vital, contohnya tentang keputusan camat, peraturan camat. Mendokumentasi tentang sejarah kecamatan. Itu juga masuk arsip vital di atas 10 tahun. Dan arsip yang di atas 10 tahun dikelola oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Tangsel,” imbuh ia. (din)
Komentar